En el sistema tributario español, los autónomos que tributan en el régimen de estimación directa tienen la posibilidad de deducir ciertos gastos relacionados con su actividad económica para calcular su rendimiento neto y, en consecuencia, su Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Conocer qué gastos son fiscalmente deducibles y bajo qué condiciones es clave para evitar errores, optimizar la carga fiscal y cumplir con la normativa vigente. Vamos a explicarte con detalle qué deducciones puedes aplicar como autónomo en 2025, qué requisitos debes cumplir y cómo interpretar correctamente la legislación actual.
¿Qué entendemos por gasto deducible?
A efectos del IRPF, un gasto deducible es aquel que la Agencia Tributaria permite restar de los ingresos obtenidos por la actividad económica para determinar el rendimiento neto.
Para que un gasto se considere deducible, debe cumplir con los siguientes requisitos básicos:
- Vinculación con la actividad económica: el gasto debe estar directamente relacionado con la actividad profesional. Es lo que Hacienda denomina estar «afecto a la actividad».
- Justificación documental: el gasto debe estar debidamente documentado, preferiblemente mediante factura completa que incluya los datos fiscales del emisor y del autónomo.
- Registro contable: el gasto debe estar registrado en los libros de contabilidad o en el libro de gastos correspondiente, conforme al artículo 104 del Reglamento del IRPF.
No cumplir con alguno de estos requisitos puede llevar a la pérdida del derecho a deducción, sanciones e incluso una regularización tributaria.
¿Qué tipo de gastos son deducibles en el IRPF?
A continuación, vamos a detallar los principales gastos deducibles que puede declarar un autónomo en régimen de estimación directa:
1. Consumos de explotación
Se trata de las materias primas, materiales auxiliares, mercancías o bienes consumidos en el desarrollo de la actividad. El importe deducible se calcula así:
Consumo = existencias iniciales + compras – existencias finales
Este cálculo debe documentarse y reflejarse en los libros de contabilidad.
2. Cuota de autónomos
La cuota mensual que paga el autónomo a la Seguridad Social es plenamente deducible como gasto necesario, aunque no se disponga de factura. Basta con el extracto bancario donde conste el pago domiciliado.
3. Sueldos, salarios y otros gastos de personal
Los pagos realizados a trabajadores contratados por el autónomo (salarios, dietas, pagas extraordinarias, seguros sociales) son deducibles siempre que estén correctamente contabilizados y justificados.
También lo son otros gastos como:
- Formación del personal
- Indemnizaciones por despido
- Obsequios (por ejemplo, cestas de Navidad)
- Planes de pensiones y seguros de accidentes del personal
4. Arrendamientos, oficinas y gastos asociados a inmuebles afectos
En el IRPF, los gastos por arrendamientos y cánones se consideran deducibles siempre que estén directamente vinculados al desarrollo de la actividad. Dentro de este concepto se incluyen:
- El alquiler de locales u oficinas afectos exclusivamente a la actividad económica.
- Cuotas de leasing (arrendamiento financiero) de bienes afectos a la actividad (ordenadores, vehículos, mobiliario…).
- Cánones por licencias de uso, asistencia técnica o derechos de propiedad intelectual necesarios para el negocio.
Local u oficina afectos a la actividad
Cuando el autónomo desarrolla su actividad en un local u oficina específicos, estos gastos son deducibles sin mayores complicaciones. Para ello, debe haberse comunicado previamente a la Agencia Tributaria mediante el modelo 036 o 037 al darse de alta, o bien mediante una modificación posterior si se produce un traslado o cambio de condiciones.
Una vez afectado el local a la actividad, pueden deducirse todos los gastos directamente relacionados con él:
- Alquiler mensual
- Reformas y reparaciones de mantenimiento
- Suministros como luz, agua, internet o teléfono
- Gastos asociados a una hipoteca (si el local es en propiedad)
- Seguro del inmueble
- Amortización del valor del local, en caso de haber sido adquirido
Oficina en la vivienda habitual
Cuando la actividad se desarrolla en una parte de la vivienda del autónomo, el criterio de Hacienda es mucho más restrictivo. En estos casos, también es obligatorio comunicar esta afectación a través del modelo 036 o 037, especificando el porcentaje de la superficie del domicilio que se destina a la actividad.
Por norma general, Hacienda acepta afectaciones entre el 15% y el 50% de la vivienda, siendo lo habitual una habitación o despacho. Sobre este porcentaje se aplicará la deducción proporcional en los siguientes gastos:
- Alquiler de vivienda (solo la parte correspondiente, y solo si el contrato lo permite)
- Gastos de comunidad
- Suministros como electricidad, agua, gas, internet o teléfono
- Amortización de la vivienda (si es en propiedad)
Importante: en caso de alquiler, la parte afectada a la actividad debe contar con una factura diferenciada, ya que el arrendamiento de inmuebles destinados a actividades económicas está sujeto a IVA. Esto suele ser complejo, porque implica que el propietario del inmueble emita dos facturas: una por el uso personal (exenta) y otra por el uso profesional (con IVA), lo que no todos aceptan por las obligaciones fiscales que implica.
Además, en algunos casos Hacienda puede llegar a requerir contadores separados para justificar los consumos de luz o agua si sospecha que se está imputando un gasto superior al que realmente corresponde a la actividad.
Suministros en la vivienda habitual
Se permite deducir un 30% de los suministros (electricidad, gas, agua, internet y telefonía) aplicado sobre el porcentaje de superficie de la vivienda efectivamente afecto a la actividad.
Por ejemplo: si trabajas desde una habitación que representa un 20% de tu casa, podrás deducir un 30% de ese 20%, es decir, un 6% del total de tus facturas de suministros.
Es fundamental que estas facturas estén a tu nombre y domiciliadas en la vivienda donde se desarrolla la actividad.
Arrendamiento financiero (leasing)
También son deducibles las cuotas de leasing, siempre que el bien objeto del contrato esté afectado al 100% a la actividad profesional. Es habitual usar este sistema para adquirir vehículos, equipos informáticos o maquinaria.
No se podrán deducir las cuotas de leasing sobre activos no amortizables, como terrenos o solares.
El tratamiento fiscal dependerá de si el leasing incluye opción de compra, de su duración y de si se trata de un bien de uso exclusivo para el negocio. En ese caso, además del gasto por cuota, también puede practicarse la amortización del bien conforme a los coeficientes oficiales.
5. Reparaciones y conservación
Se deducen los gastos de mantenimiento y conservación del inmovilizado afecto a la actividad. No se incluyen mejoras ni ampliaciones (que deben amortizarse), pero sí reparaciones, recambios o adaptaciones necesarias para el funcionamiento.
6. Servicios de profesionales independientes
Los honorarios de abogados, asesores fiscales, auditores, notarios o comisionistas comerciales se consideran deducibles si están justificados por su vinculación con la actividad.
7. Gastos de dietas y manutención
Uno de los más controvertidos. En 2025, se permite deducir hasta:
- 26,67 € diarios en territorio nacional sin pernoctación
- 48 € diarios en el extranjero sin pernoctación
- 53,34 € diarios en España con pernoctación
- 91,35 € diarios en el extranjero con pernoctación
Para deducir estas cantidades se exige que:
- Se realicen en el ejercicio de la actividad
- Se abonen mediante medios electrónicos
- Exista factura del establecimiento de hostelería
- No se realicen en el municipio de residencia habitual del autónomo
8. Otros servicios exteriores
Incluyen seguros de responsabilidad civil, publicidad, gastos bancarios, comisiones por pagos digitales, relaciones públicas, transportes, servicios de limpieza, etc. Todos deben estar justificados y relacionados con el negocio.
9. Tributos deducibles
El IBI, el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y tasas municipales relacionadas con el negocio son deducibles. En cambio, no lo son las sanciones, intereses de demora ni recargos por presentar declaraciones fuera de plazo.
10. IVA soportado no deducible
Si el autónomo no presenta declaraciones de IVA (por estar en régimen exento, como actividades médicas o educativas), el IVA soportado en sus compras se puede deducir como gasto en el IRPF.
11. Gastos financieros
Pueden deducirse intereses de préstamos, gastos de descuento de efectos, comisiones bancarias y recargos por aplazamientos. No se incluyen los intereses derivados de uso de capital propio.
12. Amortizaciones
La depreciación de activos (ordenadores, maquinaria, mobiliario, vehículos afectos) es deducible. En estimación directa simplificada, se aplican las tablas de amortización simplificadas del IRPF.
Por ejemplo, un ordenador se amortiza en 4 años (25% anual lineal). Si se compró por 1.000€, se podrá deducir 250€ cada año.
13. Primas de seguros médicos
Se pueden deducir hasta 500 euros anuales por persona para el autónomo, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan en el hogar. Este importe se incrementa hasta 1.500€ por persona con discapacidad.
14. Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación
En estimación directa simplificada, se permite una deducción adicional del 5% del rendimiento neto previo, con un tope anual de 2.000 euros, sin necesidad de justificar un gasto concreto.
Deducciones con requisitos especiales
Vehículo y gastos asociados
Solo pueden deducirse íntegramente los autónomos que desarrollen una actividad directamente vinculada al uso del vehículo (transportistas, taxistas, repartidores, agentes comerciales…).
Para el resto, Hacienda no permite la deducción en IRPF, aunque sí permite deducir el 50% del IVA en algunos casos. Ni la gasolina ni el seguro ni las reparaciones son deducibles en IRPF salvo prueba muy sólida de afectación exclusiva a la actividad.
Teléfono móvil
Solo es deducible si el autónomo tiene una línea específica para uso profesional. Usar una misma línea para fines personales y profesionales impide su deducción, salvo que se pueda justificar de forma clara el porcentaje afecto.
¿Y qué gastos no puedes deducir?
Existen ciertas partidas que, aunque puedan parecer relacionadas con la actividad, no se consideran deducibles en ningún caso. Entre ellas:
- Multas y sanciones administrativas o penales
- Donativos
- Pérdidas del juego
- Gastos con entidades en paraísos fiscales
- IVA soportado ya deducido en la declaración de IVA
Además, la ropa de calle no es deducible, salvo que sea un uniforme o incluya el logotipo del negocio. Esto excluye ropa convencional, aunque se use para trabajar.
Conclusión
En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF es esencial para que los autónomos puedan optimizar su tributación dentro del marco legal.
Aplicar las deducciones correctamente, conforme a los criterios recogidos en la Ley del IRPF (Ley 35/2006) puede suponer un importante ahorro fiscal y evitar futuros problemas en una posible inspección tributaria.